Как перевести компанию на удаленную работу – перенос сотрудников офиса в онлайн

Любого офисного сотрудника можно перевести на работу из дома: он будет выполнять ровно те же задачи, но освободит драгоценное место в офисе и не будет поедать ваши чай-кофе-печеньки. Коронавирус как раз дает всем компаниям повод отправить сотрудников работать из дома. Давайте разберемся, как это сделать, чтобы не развалить компанию.

Сложности перевода сотрудников на удаленку — ЭДО, общение, контроль работы

Как только вы задумываетесь предложить сотруднику поработать дистанционно, сразу встречаетесь с тремя проблемами.

Нет ЭДО. Документы в вашей компании подписывают руками, а электронный документооборот пока не внедрили. Непонятно, как работать бухгалтерам, юристам и всем руководителям. Что ж, сейчас самое время пробовать новое. Электронные и бумажные документы имеют одинаковую юридическую силу, но электронные не нужно бесконечно распечатывать, а работать с ними можно из любой точки планеты, где есть интернет. Стоимость услуги — 5 рублей за документ, но сейчас есть масса антикризисных предложений с бесплатным ЭДО. Если не понравится, после эпидемии можно отключить услугу и ничего не платить.

Нет общения. Человек — социальное существо, и мало кому уютно сидеть в берлоге 24/7. Работа в офисе — это целый мир со своими плюсами и минусами, без которых жизнь иногда кажется не такой насыщенной. Поэтому сотрудники могут оказаться психологически неготовыми к переходу на удаленку, а у некоторых домашняя обстановка вообще не способствует работе. Тут можно сказать только то, что эпидемия не дает особого выбора. Даже напротив — большинство сотрудников держатся за рабочие места и согласны менять привычный уклад ради того, чтобы не потерять источник дохода.

Нет контроля. Кажется, что если сотрудник находится в офисе, то 100% его времени посвящено работе, а при переводе на удаленку он сразу начнет заниматься непонятно чем.  

В реальности сотрудник в рабочее время успевает сто раз зайти в Instagram, посплетничать в курилке и обсудить с коллегами свежий мемас. Поэтому удаленка никак не повлияет на эффективность работы и выполнение плана, если заранее обо всем позаботиться.

Переход компании на удаленную работу – дистанционный доступ, документы, контроль времени, таск-менеджер

1. Подключение. Сначала нужно разобраться с технической стороной вопроса: как именно сотрудники будут работать дистанционно. Здесь три варианта:

• Свой компьютер. Идеальный вариант, если дома у сотрудника есть компьютер. Тогда достаточно попросить технический отдел организовать сотруднику доступ к рабочим ресурсам — и вперед.
• Компьютер из офиса. Если у сотрудника нет своего компьютера, закажите ему доставку офисной машины на дом. Такой вариант также полезен, если для работы нужны мощные программы, которые не запустятся на домашнем ноутбуке.
  
• Компьютер из офиса. Если у сотрудника нет своего компьютера, закажите ему доставку офисной машины на дом. Такой вариант также полезен, если для работы нужны мощные программы, которые не запустятся на домашнем ноутбуке.
  
• Удаленный доступ. Компьютеры работают в офисе, а сотрудники подключаются к ним по удаленному доступу. В этом случае придется держать в офисе системного администратора, который будет следить за тем, чтобы все работало, а данные не попадали в третьи руки.
  

Рабочая инфраструктура — это вообще ключ к нормальной дистанционной работе компании, поэтому руководителю компании стоит лично контролировать стабильность доступа.

2. Документы. Если ваши работники устроены официально, нужно позаботиться о юридических проволочках.

• Сотрудник пишет заявление. В заявлении нужно указать что-то вроде: «Прошу перевести меня на дистанционную работу в связи с эпидемией COVID-19». Если сотрудник не хочет писать заявление, переводите его на удаленку самостоятельно по статье 74 Трудового кодекса.
• Сотрудник пишет заявление. В заявлении нужно указать что-то вроде: «Прошу перевести меня на дистанционную работу в связи с эпидемией COVID-19». Если сотрудник не хочет писать заявление, переводите его на удаленку самостоятельно по статье 74 Трудового кодекса.
  
• Вы составляете дополнительное соглашение к трудовому договору. В соглашении нужно написать, что форма труда меняется на дистанционную. По статье 188 Трудового кодекса, если сотрудник будет работать со своего компьютера, вам нужно доплатить ему за это.
  
• Платите, как и раньше. Перевод на удаленку не может быть поводом к снижению зарплаты, а выплачивать деньги нужно так же, как указано в трудовом договоре. Налоги и взносы уплачиваются в том же объеме.

3. Контроль. Чтобы сотрудник не просто сидел за компьютером за ваш счет, нужно знать, чем он занят. Есть два варианта:

• Ужасный, но любимый многими вариант — постоянно спрашивать: «Ну чо, как продвигается?» Это действует на нервы и заставляет кричать в монитор.
• Средненький, но действенный вариант — установить на компьютеры программу контроля за временем. Вы четко будете знать, чем конкретно занимается сотрудник в течение рабочего дня, но не всем вашим подчиненным понравится, что их экран записывают.

• Отличный, но трудозатратный вариант — организовать всю работу в менеджере задач. Менеджер — это такая программка, где видно, кто какую задачу выполняет, и сколько осталось времени на выполнение. Сотрудник приступает к задаче, а после выполнения — отмечает задачку как готовую.

Открытая и понятная всем система контроля задач «лечит» прокрастинаторов и напоминает, что работа из дома — это именно работа, а не отпуск.

4. Правила. Переход на новый формат потребует новых регламентов. Например, придется ответить на вопросы: «Тактично ли звонить коллеге среди бела дня?», «Как вести переписку, чтобы никого не раздражать?», «Что делать, если никак не успеваю выполнить задачу?» Ответы лучше заносить в отдельный документ, как только эти вопросы возникают — в итоге получится настоящий FAQ, который поможет сотрудникам работать эффективно.

Переехали на удаленку — и что дальше?

После перевода компании на дистанционную работу нужно следить за тем, как протекают рабочие процессы и выполняются задачи. Чуть что — сразу вмешиваться, чтобы сотрудники не чувствовали себя запертыми в квартирах и брошенными на произвол судьбы. Руководителю нужно всегда быть на связи и давать понять, что компания не помирает, а просто тестирует новый формат работы.

Есть разные точки зрения о переходе на удаленку. Например, исследование Gallup утверждает, что за 5 дней удаленщик успевает сделать столько же, сколько офисный сотрудник за 6 дней. Но некоторые сотрудники на удаленке лезут на стену и ждут возвращения в офис. Таким ребятам можно пожелать только терпения и стойкости, ведь дата окончания пандемии неизвестна, не говоря о том, что некоторые компании вообще не собираются возвращаться в офис.

Если сотрудник категорически отказывается работать из дома — не беда. Разместите вакансию на бирже и найдите профессионала, которого не нужно заставлять.